Étude de cas

AMÉLIORER LE PROCESSUS ADMINISTRATIF DES AUGMENTATIONS SALARIALES ANNUELLES DANS UNE UNIVERSITÉ DE L’IVY LEAGUE

Université de l’Ivy League
Développement d’applications
Experts d’appoint
Services-conseils

BESOIN DE L’ORGANISATION

Une grande faculté d’une université de l’Ivy League avait besoin de rationaliser rapidement son processus d’augmentation salariale, principalement manuel, qui était devenu chronophage et difficile à gérer.

LA SOLUTION

En collaboration avec le développeur principal de la faculté, Insum a rapidement conçu une application APEX personnalisée pour la gestion efficace de ce processus transactionnel complexe, en centralisant les données et en créant des interfaces conviviales.

LE RÉSULTAT

On a éliminé le travail manuel du processus : les utilisateurs bénéficient maintenant d’un accès facile à un système précis pouvant s’adapter rapidement au changement.

Le virage numérique du processus administratif des augmentations salariales.

Le processus administratif des salaires pour la faculté des arts et des sciences d’une grande université de l’Ivy League était devenu très laborieux et inefficace. Le système manuel, qui fonctionnait principalement au moyen de feuilles de calcul électroniques et de courriels, était chronophage et impossible à gérer. L’université avait besoin d’un outil capable de gérer le processus administratif des augmentations salariales d’environ 1 500 membres du corps professoral, de répondre aux besoins d’une centaine d’utilisateurs et de s’intégrer au système de gestion de l’identité de l’université et au système PeopleSoft. La nouvelle application devait également raccourcir la période des augmentations salariales, qui se déroulait généralement de mars à juin chaque année.

Des experts d’appoint pour faire face aux contraintes de temps et au facteur de complexité.

Le développeur d’Oracle Database et d’Application Express (APEX) à l’université avait déjà créé quelques applications spéciales à petite échelle pour la faculté qui avaient plu aux utilisateurs. À la lumière de cette expérience, on lui a demandé de développer une application qui traiterait du processus administratif des salaires. Toutefois, le temps pressait et l’université ne comptait pas suffisamment de membres qualifiés dans l’équipe pour élaborer un système aussi complexe dans un laps de temps relativement court. Elle devait s’associer à une entreprise qui pouvait l’aider à livrer la solution relative au processus administratif des augmentations salariales à temps, tout en transférant des connaissances à son équipe informatique quant à la méthodologie agile d’APEX et aux meilleures pratiques qui contribueraient à son développement futur.

Tout d’abord, l’université a étudié diverses options, en commençant par des systèmes distributeurs qui pourraient être modifiés pour répondre à ses besoins particuliers. Après avoir examiné trois possibilités, elle a déterminé que ces systèmes, bien que cohérents, étaient destinés à traiter beaucoup plus de situations qu’il ne lui était réellement nécessaire. Cela signifiait qu’une reconfiguration considérable serait requise pour répondre à ses besoins particuliers et que le coût des solutions augmenterait au-delà du raisonnable. Pour cette raison, tout le monde a convenu qu’une solution sur mesure était de mise.

« Après avoir discuté de la portée et des attentes du projet avec le groupe des TI de l’université, nous avons reconnu que cette occasion convenait parfaitement à Insum. L’université désirait un système de haute qualité, mais elle valorisait également toutes les connaissances qu’elle pouvait acquérir au cours du cycle de développement qui lui permettraient de perfectionner sa capacité interne à exécuter des projets à l’avenir. »

— Christian Larocque, directeur de comptes, Insum

« Axée sur le travail d’équipe, la culture d’Insum était des plus utiles. Dès le début, il était évident que non seulement nous travaillions individuellement avec notre consultant principal, mais que nous travaillions aussi collectivement avec Insum. »

— Développeur principal, Université de l’Ivy League

Il est essentiel de choisir le bon partenaire.

L’étape suivante consistait à choisir une entreprise avec laquelle travailler. Après avoir discuté avec de nombreuses entreprises, l’université a finalement choisi Insum. Deux raisons en particulier ont motivé cette décision. Premièrement, il était évident que l’université voulait et devait évaluer l’entreprise avec laquelle elle collaborerait, et Insum désirait faire de même. De plus, Insum voulait s’assurer de pouvoir répondre aux attentes et aux objectifs généraux de l’université dans le respect des délais et du budget alloués.

Deuxièmement, Insum était en mesure d’offrir une vaste expertise. Le consultant a pu communiquer avec d’autres membres de l’équipe d’Insum pour recueillir d’autres avis au besoin, ce qui s’est avéré extrêmement bénéfique.

Par la même occasion, l’université devait s’associer à une entreprise qui pouvait également fournir des services d’accompagnement et de formation dans le cadre d’une situation concrète. « Il y a 100 façons de résoudre un problème, et chacune d’elles comporte un certain degré de complexité », a déclaré le développeur principal. « Insum a pris soin de présenter les solutions de façon à ce que, bien qu’elles étaient complexes pour moi à ce moment-là, je puisse les mettre en application et les comprendre. Je l’ai fait avec succès et, depuis, j’ai appliqué à plusieurs reprises ce que j’ai appris lors de ce projet. »

La course contre la montre : obstacles liés à l’intégration des données et à l’accessibilité.

Pour réussir, il a fallu surmonter un certain nombre de défis. Tout d’abord, comme le processus salarial a lieu une fois par an, les développeurs ont dû respecter un échéancier serré afin de livrer leur solution. Si l’équipe avait dépassé cette période, elle aurait eu à attendre à l’année suivante. De plus, il était important de travailler avec un consultant qui comprenait ce défi et qui pouvait déterminer s’il était réaliste de le relever. Ensuite, les données de l’établissement devaient souvent être obtenues à partir d’une source centrale, ce qui exigeait de les intégrer à partir de certains systèmes externes. Enfin, alors que l’équipe devait élaborer une solution qui s’adapte rapidement aux changements — des nouvelles recrues aux employés promus — elle devait aussi créer une interface conviviale pour les utilisateurs.

Une solution conviviale et agréable.

Une fois le nouveau processus d’augmentation salariale annuelle en place et l’intégration à PeopleSoft terminée, le temps consacré au traitement des demandes a diminué considérablement.

Développer une application sur mesure avec APEX s’est avéré une bonne décision. Il a fallu moins de temps pour la concevoir, et elle a résolu le problème en cause avec succès. L’approche axée sur le travail d’équipe a donné lieu à une belle réussite. « Travailler avec Insum ressemblait beaucoup à un partenariat. J’avais l’impression de collaborer avec le consultant à titre personnel, mais aussi avec Insum puisque notre directeur de comptes effectuait un suivi de temps en temps, au besoin, tout au long du projet », a déclaré le développeur principal du client.

Aujourd’hui, le processus d’augmentation salariale annuelle a complètement éliminé le travail manuel et tout stress qui y était associé. Les utilisateurs bénéficient maintenant d’un accès facile à un système qui peut s’adapter rapidement aux changements. Et comme l’université exerce un contrôle autonome complet sur le logiciel personnalisé, il est possible d’effectuer ces changements chaque fois que le besoin se fait sentir.

Selon le développeur principal du client : « Insum était le partenaire idéal. L’expertise technique de son équipe nous a aidés à obtenir un résultat final simple et débordant de fonctionnalités. Nous aimons collaborer avec Insum, car sa culture est attachante et chaleureuse. Et c’est le genre de choses qui comptent. »

« Le temps nécessaire à la gestion du processus administratif des augmentations salariales a diminué de façon draconienne. Une seule personne y consacre maintenant peu de temps, alors que deux personnes s’en occupaient constamment auparavant. La solution a également réduit la période des augmentations salariales pour les années à venir. »

— Développeur principal, Université de l’Ivy League

« Il est difficile de croire que nous avons conçu, développé et livré une application aussi sophistiquée en quelques mois seulement. Il est vraiment impressionnant que nous ayons pu créer une application pour la gestion de ces processus transactionnels complexes (il faut noter que les données des RH sont les données administratives les plus complexes) qui puisse transmettre efficacement la bonne information, aux bonnes personnes, au bon moment. C’est ce que nous attendons tous d’un système administratif et, selon moi, cette application exclusive est la meilleure que j’aie vue à l’université. »

— Directeur, Analytique et rémunération, Université de l’Ivy League

Version anglaise – La brochure en français sera disponible sous peu

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